Sistema de controle de estoque online

Com o sistema vhsys você automatiza sua gestão de estoque e torna esse processo ainda mais seguro e eficiente, evitando erros e facilitando a rotina do seu negócio.

O que é estoque?

O estoque pode ser definido como um acúmulo de materiais e itens que podem ser usados como matéria-prima na produção, produto direto para venda, ou até mesmo para uso interno dentro da logística da empresa. No contexto contábil, existe a dúvida se o estoque é ativo ou passivo. Na realidade, ele é considerado um ativo do negócio.

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Como funciona o sistema de controle de estoque vhsys?

O vhsys é uma plataforma completa que reúne a gestão de todas as áreas do negócio no mesmo sistema - incluindo o estoque. Assim, você mantém todas as informações organizadas em um só lugar, ganhando mais tempo na rotina.

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Você pode visualizar as entradas e saídas de forma individual dentro do produto, ou ter uma visão geral com relatórios completos.

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Controle de entrada e saída de estoque

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Gestão de lotes e validade de mercadorias

*Recurso temporariamente indisponível

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Lançamento e estorno de produtos no estoque

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Definição de estoque mínimo e máximo para cada item

Você sabia que:

dos consumidores brasileiros já desistiram de comprar devido a falta de produto no estoque?* Situações como essa podem ser evitadas com organização e eficiência na sua gestão de estoque, pedidos e vendas na frente de caixa.

*Fonte: Adyen/2019

E é para te ajudar nisso que existe o vhsys. Nosso sistema de gestão é completo e reúne a gestão de todas as áreas da empresa, desde a entrada de produtos no estoque até a emissão de nota fiscal após a venda.

Assim, você controla tudo de forma integrada e garante que as informações estejam sempre alinhadas, facilitando seu dia a dia.

O que é inventário de estoque?

O inventário é um levantamento completo de todos os materiais e produtos presentes no estoque. Além de listar os produtos, é importante que seu inventário de estoque também registre informações detalhadas dos itens, como quantidade em estoque, custo e categoria.

Existem diferentes tipos de inventário, e é importante avaliar qual é o mais eficiente para seu negócio:

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Geral

Modelo mais simples, onde todos os itens da empresa são levantados, não só aqueles que são colocados à venda (máquinas, material de escritório etc)

Dinâmico/Parcial

Tipo de inventário dividido em partes, focando em determinadas categorias, setores ou tipos de produto

Cíclico

É feito em ciclos determinados pela própria empresa, mas este período está ligado à necessidade de controle contábil (exemplo: se os lançamentos acontecem semestralmente, o inventário cíclico também será semestral)

Rotativo

Acontece em datas pré-determinadas como no modelo cíclico, mas seu objetivo não é contábil. Por isso, o período é definido de acordo com a rotina da empresa, e não de suas obrigações contábeis

Anual

Como o nome já explica, nesse caso o inventário é feito apenas uma vez ao ano

Para facilitar a realização do seu inventário, dentro do vhsys você pode extrair um relatório de inventário em poucos cliques!

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Formas de controle: sistema, planilha e ficha de estoque

Existem diferentes ferramentas de controle de estoque, e é importante conhecer cada uma delas para entender suas vantagens e desvantagens e, então, definir qual é a melhor opção para você e seu negócio.

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Sistema de controle de estoque

Essa é uma opção que facilita a gestão de qualquer tipo de negócio. O uso de um sistema traz mais segurança para os dados e diminui a chance de erros manuais, além de ser acessível a qualquer hora e lugar através da internet.

O vhsys é um sistema de gestão completo que inclui não só o controle de estoque, mas de todas as áreas da empresa - o que garante ainda mais facilidade e assertividade no seu controle, pois integra estoque, vendas, emissão de notas e mais, tudo de forma automática.

Planilha de controle de estoque

Esse é um recurso manual, onde você insere e acompanha informações através de um arquivo de ferramentas como Excel ou Google Sheets. Com um pouco de conhecimento técnico, é possível automatizar alguns dados usando fórmulas.

Para montar uma planilha de estoque, você precisa inserir dados completos sobre seus produtos e as movimentações de cada um, como valor, data, quantidade, etc. É importante ter atenção para registrar todas as entradas e saídas, pois uma vírgula lançada errada pode gerar grandes problemas.

Ficha de controle de estoque

O conceito de ficha de estoque é um pouco mais amplo. Em resumo, é uma listagem completa que deve incluir todas as informações sobre seus produtos e movimentações de entrada e saída. Esse documento pode ser uma planilha, um arquivo em texto ou uma lista impressa, por exemplo. Não há uma regra, mas de forma geral, também é um modelo de controle manual.

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Planilha Excel ou ficha

As informações ficam seguras e você pode acessar de qualquer lugar

Os dados podem se perder, muitas vezes sem chance de recuperar

Maior precisão, pois os dados são puxados pelo sistema e a margem de erro é mínima

A chance de erros manuais é maior, por isso, exige mais tempo e trabalho

As movimentações de entrada e saída são feitas na hora da venda

Você corre o risco de esquecer de registrar as informações

Você ganha mais tempo para cuidar do seu negócio

Você pode passar horas preenchendo e conferindo informações

Todas as áreas da empresa ficam conectadas em um só lugar

Não existe integração com outras áreas, como vendas e financeiro

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44% das pequenas empresas usam um sistema de gestão*

* Fonte: Capterra

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Empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido*

* Fonte: IDG Research Services

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34% das empresas apontam a gestão eficiente como o fator mais importante para a sobrevivência de um negócio*

*Fonte: SEBRAE

Principais erros no controle de estoque

Quem empreende sabe que erros acontecem, mas o importante é aprender com eles e definir estratégias para evitar que se repitam. Com seu gerenciamento de estoque não é diferente!

Saber quais são os erros mais comuns no controle de estoque vai te ajudar a preparar melhor sua gestão. E contar com um sistema como o vhsys pode tornar tudo ainda mais fácil.

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Excesso de estoque

Produtos sobrando são sinônimo de dinheiro parado. Um bom planejamento de compras e análise constante dos itens são essenciais para que isso não aconteça.

No vhsys você conta com relatórios completos de itens e movimentações para te ajudar nessa rotina, além da opção de definir o estoque máximo adequado para cada produto e receber alertas quando este número estiver próximo.

Falta de estoque

Perder uma venda por falta de estoque na empresa é frustrante para você e o cliente, não é mesmo? É importante dar atenção à saída de produtos para planejar bem seus pedidos aos fornecedores.

Para isso, conte com os relatórios de saldo, movimentações e inventário do vhsys! Além disso, você pode definir um estoque mínimo para cada produto e ser notificado sempre que esse número estiver se aproximando. Outra possibilidade do sistema é bloquear a venda de um produto em caso de estoque negativo.

Produtos vencidos

Perder produtos que passaram da validade é um erro comum de falta de organização. Segmentos que vendem itens com validade mais curta, como supermercados e farmácias, devem dar muita atenção a essa informação na hora de anunciar e distribuir as mercadorias no ponto de venda.

Dentro do vhsys é possível ter controle total da data de validade e também do lote dos produtos, através do recurso Locais de Estoque.
*Recurso temporariamente indisponível

Sazonalidade

A sazonalidade tem impacto total nas vendas, por isso é preciso estar atento a fatores externos como estação do ano e datas festivas. Sempre busque prever essas situações com antecedência para planejar suas compras ou aproveitar para movimentar produtos parados, por exemplo.

Erros de lançamento por venda

Erros de lançamento são clássicos problemas do controle manual com fichas, planilhas e anotações. Dentro do vhsys você lança o estoque na emissão do pedido ou da nota fiscal, em apenas um clique. Como tudo é integrado e automatizado, a chance de erro é mínima.

Falta de inventário físico

Inventário físico é o processo de verificação, levantamento e contagem dos produtos, mas feito pessoalmente. Essa é uma prática importante para garantir que as informações cadastradas no sistema estejam corretas. Caso você tenha itens armazenados em mais de um lugar, pode gerenciar tudo usando o recurso Locais de Estoque.
*Recurso temporariamente indisponível

Perda de estoque por furto

Essa é uma situação delicada e pode ocorrer tanto por clientes quanto por funcionários. Além de cuidar da segurança do seu espaço físico, fazer um acompanhamento periódico do estoque através dos relatórios do vhsys pode ajudar a identificar a falta de algum produto cuja venda não tenha sido registrada.

Perda de estoque por erros administrativos

Erros manuais podem acontecer, mas podem ser evitados com uma dose extra de atenção e, claro, com a ajuda de um sistema.

Dentro do vhsys, ao fazer uma movimentação de estoque, existe um campo de observação onde você e sua equipe podem se comprometer a sempre anotar quem fez a movimentação, por exemplo. Isso pode ajudar a manter um histórico ainda mais completo.

Perda de estoque por avarias

Durante o transporte e armazenamento dos produtos, podem acontecer danos. Por isso, é muito importante ter cuidado na hora de guardar os itens, além de conferi-los no momento da entrega. No vhsys você pode manter o cadastro atualizado de todos os seus fornecedores, facilitando o contato caso haja algum problema.

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