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Aplicativo Gerenciador de Assinaturas

O aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes permite que você crie planos e preços de seus serviços de assinatura e automatize a cobrança de suas mensalidades dentro do sistema online vhsys.

Obs.: Os aplicativos são recursos extras totalmente integrados ao vhsys com custo adicional. Foram desenvolvidos pensando em facilitar a gestão do seu negócio. Os aplicativos te ajudam a personalizar, potencializar e ampliar as ferramentas de gestão. Envio de e-mail marketing, SMS em massa ou uma loja virtual são algumas delas.

Dica: Para utilizar o aplicativo, basta acessar a Loja de Aplicativos dentro do sistema online vhsys. Veja como é fácil instalar o Aplicativos!

Vamos lá?! ?

Neste artigo você vai aprender a:

1. Acessar o Aplicativo de Assinaturas

2. Gráfico (dashboard)

3. Configurações

4. Cadastros

5. Área de contratação

6. Assinaturas

7. Relatório de Assinaturas

1. Acessar o Aplicativo de Assinaturas 

Após instalar o app de Assinaturas, pesquise pelo nome Assinaturas em Meus aplicativos:

2. Gráfico (dashboard)

Chegamos a tela inicial do aplicativo! Na guia Gráfico (dashboard), você acompanha os resultados das suas assinaturas, as mais contratadas e gráficos de acompanhamento mensais.

E também a visão dos Planos contratados e cancelados:

Vamos entender a utilização e funcionalidades do aplicativo, para isso, separamos os tópicos:

  • Configurações
  • Cadastros
  • Área de contratação
  • Assinaturas
  • Relatório

3. Configurações

Para configurar o aplicativo, vamos clicar no botão Configurações. Veja abaixo:

A primeira aba apresentada é a de configurações gerais, como mostramos na próxima imagem.

1. No primeiro bloco, preencha em quantos dias a assinatura será desativada, caso seu cliente não realize o pagamento da fatura, e também quantos dias antes do vencimento deseja que a fatura seja gerada.

Dica: Seu cliente terá uma área de contratação e acompanhamento das faturas.

2. Título de sua loja: Informe o título para essa página externa de seus clientes.

3. URL da assinatura: Determine também o link da área de seus clientes, por padrão o link será http://assinaturas.vhsys.com.br/ e ao lado direito preencha o nome desejado (Nome de sua empresa, por exemplo).

4. Gerar Nota Fiscal: Ao habilitar, quando chegar o dia de gerar a fatura do seu cliente, será gerado a NFS-e.

5. Gerar ordem de serviço: Ao habilitar, quando chegar o dia de gerar a fatura do seu cliente, será gerado a O.S.

Dica: A Nota é apenas gerada, sendo necessário realizar a emissão em Serviços ⇢ Notas Fiscais.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

Contratação

Na aba Contratação, iremos definir as notificações por e-mail e a URL de direcionamento no ato da contratação:

1. URL para redirecionar na contratação: Preenchendo a URL, quando seu cliente finalizar a contratação, ele será redirecionado para o site informado. Você poderá direcionar para seu site, por exemplo.

2. Notificar o cliente por email: Habilite para que o seu cliente seja notificado quando a contratação for concretizada.

3. Customizar a mensagem de contratação do e-mail do cliente: Você pode configurar uma mensagem padrão.

4. Notificar meu email quando houver uma contratação: Habilite para que você seja notificado quando a contratação for concretizada.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

Cancelamento

Na aba cancelamento, iremos novamente definir as notificações por e-mail, URL no ato do cancelamento e se será permitido o cliente cancelar o plano por conta própria.

1. Permitir cancelamento de plano: Informe se será permitido que o plano seja cancelado, se deseja que seu cliente e você sejam notificados por e-mail quando houver um cancelamento. Para isso, basta marcar com “Sim” o campo das opções desejadas.

2. URL para redirecionar no cancelamento: Preenchendo a URL, quando seu cliente finalizar o cancelamento, ele será redirecionado para o site informado.

3. Notificar o cliente por email: Habilite para que o seu cliente seja notificado.

4. Customizar a mensagem de cancelamento do e-mail do cliente: Você pode configurar uma mensagem padrão para o cancelamento.

5. Notificar meu email quando houver um cancelamento: Habilite para que você seja notificado.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

Dados do cliente

Na aba Campos de dados do cliente, nela você determina quais informações serão necessárias para o cliente conseguir realizar o cadastro na plataforma e contratar seus planos:

Por padrão, o cadastro do cliente terá as seguintes informações: Nome, e-mail, CPF/CNPJ e senha.

Crie os campos com todas as informações do cliente que são importantes para você.

Na opção Campo, teremos as seguintes informações:

No campo Tipo, determine se o campo será de preenchimento obrigatório ou opcional.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

Recebimento

Vamos configurar as formas de recebimento que você irá oferecer para seu cliente pagar as assinaturas.

O App possui duas formas de recebimento: Boleto e Cartão de Crédito – Cielo. Vamos falar delas!

Boleto bancário

Para a configuração de boleto como forma de recebimento, é possível utilizar o boleto com registro ou com o aplicativo Juno.

Basta marcar a opção desejada no campo Selecione o tipo de boleto. 

No caso de Boleto vhsys, acesse Cadastros Contas bancárias e cadastre sua conta para geração de boletos diretamente com seu banco.

Se for pelo Integração com a Juno, acesse nossa loja de aplicativos, instale o Aplicativo Juno e realize seu cadastro.

Cartão de crédito – Cielo

Para que a integração com a Cielo funcione corretamente é necessário inserir o Merchant ID e Merchant Key que são disponibilizados no painel administrativo da Cielo.

Obs.: Ao habilitar a opção Ativar ambiente de teste da Cielo, as transações financeiras realizadas em ambiente de testes não gerarão valores reais para seu financeiro.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

Avançado

Usuário de API tem acesso via Access-token para consultas de informações de Assinaturas.

URL de notificação (webhook): O webhook é utilizado para integrar as notificações do aplicativo assinaturas com o seu sistema.

Access-Token (Authorization): É um sistema de transferência de dados que pode ser enviado via URL,POST ou em um cabeçalho HTTP (header) de maneira segura.

Para maiores informações, acesse o manual da API do Assinaturas destacado na imagem.

Após realizar todas as configurações, clique no botão Salvar.

4. Cadastros

Vamos acessar o módulo Cadastros e clicar na opção Grades e Planos.

Será apresentada a tela de criação de suas grades e planos, como mostramos a seguir.

Para criar as assinaturas que sua empresa fornece, o primeiro passo é cadastrar a Grade dos Planos. Para isso, vamos clicar no botão Adicionar Nova Grade.

Preencha o nome de sua grade e sua descrição, como exemplificamos acima.

Se já irá utilizar esta grade, mantenha ela ativada.

Por fim, clique no botão Criar Grade.

A grade cadastrada será apresentada na aba de Grades e Planos, como na próxima imagem.

Ao lado direito da grade teremos algumas opções:

Visualizar grade (): Clique para ver como sua grade será apresentada.

Incorporar grade (): Com a opção incorporar você consegue apresentar sua grade completa diretamente em seu site. Ao clicar, a seguinte tela será apresentada.

Editar grade (): Clique para alterar sua grade.

Excluir (): Clique para excluir a grade.

Agora, vamos cadastrar os planos para a grade que acabamos de criar. Primeiramente, clicamos no botão Adicionar novo plano.

O processo de cadastro dos planos é composto por 4 etapas. Vamos detalhar para você!

Etapa 1

Ao clicar para adicionar um plano, será apresentada a seguinte tela:

Nome do plano: Informe o nome do plano.

Descrição: Descreva as características de seu plano.

Grade: Informe a grade que será vinculada.

Plano recomendado: Marcando a opção de plano recomendado, ele estará em destaque na apresentação da grade.

Com as informações preenchidas, clique no botão Continuar.

Etapa 2

Se você deixou habilitada a opção de Plano recorrente, aparecerá a seguinte janela na Etapa 2:

Preencha o serviço que está incluso no seu plano, sua quantidade e valor unitário.

Para adicionar mais serviços, clique no botão Adicionar mais um serviço.

Informe também quais as possíveis recorrências que o cliente pode contratar seu plano: mensal, trimestral, semestral e anual.

Obs.: Caso não tenha habilitado o Plano recorrente, você será direcionado para a tela da Etapa 3.

Com os dados configurados, clique mais uma vez no botão Continuar.

Etapa 3

Preencha o valor da adesão, caso seu plano tenha.

Caso também seu plano contenham itens adicionais, primeiramente cadastre eles acessando Cadastros ⇢ Produtos/Serviços. Se deseja incluir mais itens, clique no botão Adicionar mais um item.

Tipo de pagamento: Informe se o pagamento do seu plano será á vista ou parcelado.

Máximo de parcelas: Se pagamento parcelado, preencha o número máximo de parcelas.

Com os dados preenchidos, vamos clicar no botão Continuar.

Etapa 4

A última etapa é uma visão geral das informações do plano.

Para cadastrar o plano, vamos clicar no botão Salvar.

O plano será apresentado assim:

Para cadastrar mais planos na sua grade, basta clicar no Adicionar novo Plano.

Clientes

Para visualizar os clientes cadastrados, vamos ao módulos Cadastros e clicar na opção Clientes.

Serão apresentados todos os clientes cadastrados, nesta tela teremos algumas opções de controle e veremos a seguir.

Para pesquisar por um cliente em específico, você poderá utilizar o Busca Avançada.

Ao clicar, é possível buscar pelas seguintes informações: Nome, situação (status) e confirmação.

Após realizar o filtro, basta clicar em Pesquisar ().

Ao lado direito de cada cliente, teremos o botão Ações (). Ao clicar, teremos duas opções:

Visualizar ocorrências (): Aqui serão listadas todas as ocorrências registradas deste cliente. Inclusive os recebíveis que estão em aberto de sua assinatura. Você pode também adicionar ocorrências como negociações ou acordos comerciais.

Editar Cliente (): Clicando aqui, você poderá Completar/Editar o cadastro de seu cliente.

Cupons

Para criar e gerenciar cupons, continuamos no módulo de Cadastros e vamos na opção Cupons.

Ao acessar a opção do menu, será mostrado a tela de gerenciamento de cupons.

Para criar um cupom, vamos ao botão Adicionar novo cupom.

Agora, vamos falar sobre as configurações do cupom:

1. Nome de exibição: Escolha o nome de exibição do seu cupom.

2. Código do cupom: Preencha com o código com cupom.

3. Este cupom é limitado: Ao habilitar, aparecerá os campos Quantidade máxima de utilizações e Data máxima de uso

4. Desconto e Tipo de desconto: Insira o valor do desconto e se será porcentagem ou reais.

5. Apenas na primeira cobrança: Selecione se deseja aplicar o desconto apenas uma vez e na primeira cobrança.

Enquanto durar a recorrência: Desconto aplicado a cada recorrência, sem limite de desconto.

Tempo limitado: Aqui você consegue personalizar por recorrência quantas vezes o desconto será aplicado. Ao selecionar tempo limitador, aparecerá a quantidade de ciclos por periodicidade. Ex.: Caso a quantidade de ciclos no período Trimestral for igual a 2, então o desconto será aplicado apenas nos 2 primeiros trimestres.

6. Isentar valor por um período: Caso queira isentar um valor por período, basta marcar a opção e preencher os valores.

7. Desconto na adesão + adicionais: Se seu cupom dará desconto também na adesão + adicionais, preencha o valor de desconto e seu tipo (% ou R$). Logo após, informe também a quantidade máxima de parcelas que esse cupom poderá ser aplicado.

8. Aplicar plano elegível: Preencha em quais planos seu cupom poderá ser utilizado. Após isso, basta buscar os planos desejados. 

Por fim, clique no botão Salvar.

5. Área de contratação

Com o aplicativo Gerenciador de Assinaturas e Serviços Recorrentes você terá uma página online exclusiva de sua empresa, para que seus clientes visualizem seus planos, possam assinar o plano e também acompanhem as faturas geradas.

O link do site é o que você configurou no começo deste manual, acesse o botão Configurações ⇢ Gerais ⇢  URL da assinatura.

Vamos visualizar como será a área de assinaturas e suas funcionalidades!

Acessando a URL da assinatura, será apresentado o seguinte portal:

Os planos criados nas etapas anteriores aparecerão no formato acima. No canto superior direito, teremos a opção de acesso ou cadastro.

O primeiro passo é o cliente determinar a periodicidade do plano desejado e clicar no botão Contratar.

Após escolher o plano, será apresentada a tela com o resumo do plano e as opções de login ou cadastro (para o cliente que ainda não é cadastrado).

Agora, vamos simular o cadastro de um novo cliente, clicando no botão Crie sua conta.

Os dados que o cliente deverá informar, são aqueles cadastrados nas configurações do aplicativo assinaturas.

Com as informações preenchidas, clicamos no botão Cadastrar.

Agora, é necessário confirmar a periodicidade, parcelamento da adesão e forma de pagamento.

Por fim, clicar no botão Finalizar a compra com o boleto.

Será apresentado o resumo dos valores do plano contratado.

Para imprimir o boleto, basta clicar no botão Imprimir Boleto.

Ainda na área do cliente, ele terá como alterar seu cadastro, acompanhar assinaturas e verificar faturas.

Primeiramente é necessário clicar no nome do usuário no canto superior direito.

A primeira opção é os dados cadastrais, sendo possível realizar alteração das informações.

Após alteração, basta clicar no botão Salvar.

Clicando na opção minhas assinaturas, serão apresentados todos os planos contratados, como veremos a seguir.

Ao lado direito, clicando no botão Ações () teremos a opção Visualizar assinatura. Ao clicar, a seguinte tela será apresentada.

Caso o cliente queira cancelar assinatura, basta clicar na opção Cancelar Assinatura.

Por último, o cliente acompanha as faturas de suas contratações.

Ao lado direito, clicando no botão Imprimir () é possível visualizar o boleto.

6. Assinaturas

Para gerenciar todas assinaturas, vamos clicar na guia Assinaturas. Todas as assinaturas cadastradas serão listadas.

1. Busca Avançada: Para pesquisar por uma assinatura em específico, você poderá utilizar o Busca Avançada. Clicando nela, é possível buscar pelas seguintes informações: Cliente, Grade/Plano, Data Cadastro e Status Plano.Após realizar o filtro, basta clicar em Pesquisar ().

2. Situação do plano (Status): Para entender o significado de cada status, abaixo estão as descrições:

  • Ativo: Está com a fatura em dia (boleto ou cartão).
  • Bloqueado: Bloqueado por conta de assinaturas com faturas em aberto e em atraso.
  • Em vigência: Assinatura cancelada pelo cliente, porém está dentro do período que a fatura baixada cobre. Após esse tempo será cancelada.

3. Botão Ações (): Ao lado direito de cada assinatura, teremos o botão Ações, nela existem duas opções:

Editar Assinatura: Você poderá Visualizar/Editar a assinatura em questão. Ao clicar na opção, será apresentada a próxima tela:

Acima na tela você poderá editar o cadastro do cliente, basta clicar no botão Editar cliente.

Abaixo você poderá alterar o Status da assinatura para Ativo ou Inativo.

Obs: A edição não estará liberada com o status Em vigência.

Abaixo no guia Serviço, teremos as seguintes opções:

Você poderá alterar as configurações de cobrança e geração de documentos.

Obs: Lembrando que estes campos podem estar bloqueados, dependendo do status de sua assinatura. 

Logo abaixo, teremos os históricos de transações via cartão de crédito e de faturamento:

Após alterações e verificações, clique no botão Salvar.

Cancelamento imediato (): Caso queira cancelar a assinatura em questão. Ao clicar, a seguinte tela será apresentada.

Antes de confirmar o cancelamento, verifique se deseja cancelar também as faturas em aberto. Se sim, basta marcar a opção  Cancelar faturas em aberto relacionadas ao plano.

Por fim, para efetivar o cancelamento, clique no botão Cancelar a Assinatura.

7. Relatório de Assinaturas

Para acessarmos o relatório de assinaturas, vamos clicar na opção Relatórios no menu superior.

Serão apresentados todos os campos que poderão ser filtrados para a geração do relatório.

Após preencher os campos, clique no botão Pesquisar.

Abaixo mostramos o relatório gerado, perceba que em seu cabeçalho teremos as opções de alterar/incluir colunas, exportar e imprimir.

É prático e fácil usar o Aplicativo Assinaturas! ?

Não perca tempo, habilite o aplicativo no seu vhsys!

Esperamos ter te ajudado e se você tiver alguma dúvida, entre em contato com a gente!

Até mais! ?

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